Amagno Network Cloud im Test

Im Namen Amagno klingt nicht von ungefähr der Begriff Magnet an. Archivordner sind hier „digitale Magnete“, die nach nutzerdefinierten Regeln die gewünschten Inhalte anziehen oder abstoßen und so automatisch sammeln. Durch „Untermagnete“ kann man die Regeln weiter verfeinern, und auch ursprünglich regellose Ordner lassen sich später noch um Anweisungen ergänzen. 

Im Gegensatz zu den übrigen Testkandidaten realisiert Amagno Cloud-Lösung den Zugang nicht per Web, sondern erfordert die Installation einer Windows-App. Das erhöht den Komfort, begrenzt aber zugleich den Anwenderkreis. Für den mobilen Zugriff gibt es daneben eine Web-App. Der „Mobile Explorer“ ermöglicht einen Zugang mit stark eingeschränktem Funktionsumfang per Standardbrowser auch via Smartphone oder Tablet. Zuvor muss allerdings über den Windows-Client die Arbeitsumgebung bereits eingerichtet worden sein.

Dokumente lassen sich mit dem Windows-Client komfortabel per Drag and Drop übertragen. Hat man die entsprechenden Regeln formuliert, muss man die Datei nur in den Arbeitsbereich schieben, und die Magneten tun ihre Arbeit. Mit Magneten und Stempeln lassen sich auch einfache Workflows definieren. Ein Ordner sammelt zum Beispiel alle Dokumente, die einen bestimmten Stempel noch nicht erhalten haben, ein anderer die bereits abgestempelten.

Neben der Möglichkeit, Dateien per Maus in die Client-App zu ziehen, kann man auch gleich im Zielordner die Import- oder die Scan-Funktion aktivieren. Außerdem installiert Amagno einen speziellen Druckertreiber, sodass sich mit jeder Anwendung, die drucken kann, Dokumente erstellen und direkt ins DMS übertragen lassen. 

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Jede Aktion löst eine Mitteilung aus, die dem Activity-Stream der jeweiligen Gruppe hinzugefügt wird. So bleiben alle Gruppenmitglieder auf dem Laufenden, auch über Dinge, die in ihrer digitalen Abwesenheit geschehen sind.

Die Client-Anwendung ist klar und übersichtlich aufgebaut. Eine Seitenleiste links nimmt die organisatorischen Details auf. Hier sieht man seine Gruppen, Kontakte, den Mitteilungs-Stream oder den Aufgabenbereich. Im zentralen Bereich erscheinen die Inhalte der gewählten Gruppe, geteilt in Ordnerstruktur und Inhalt des ausgewählten Ordners. Eine Seitenleiste rechts zeigt eine Vorschau des markierten Dokuments samt Beschreibung. Sie enthält außerdem ein Icon-Menü mit Aktionen, die sich auf die Datei anwenden lassen.

Hier kann man ein Dokument ansehen, bearbeiten, digital bestempeln oder mit Anmerkungen versehen. Außerdem lässt es sich versenden, archivieren oder löschen.

Der Einstieg in Amagno ist kostenlos. Eine Bearbeiterlizenz und 100 MByte Speicher stehen zeitlich unbegrenzt frei zur Verfügung. Ein Upgrade auf 25 GByte Speicherplatz ist für 29 Euro monatlich zu haben. Verträge in drei Stufen mit 5 bis 50 Bearbeiterlizenzen und 25 bis 250 GByte bietet Amagno zu Preisen zwischen 95 und 595 Euro pro Monat an.