Abbyy FineReader 14 Corporate im Test

Auch wenn das PDF-Format den Austausch und das Verarbeiten von Dokumenten sehr vereinfacht hat – im Unternehmen fällt weiterhin viel Papierkorrespondenz an. FineReader 14 von Abbyy bringt für das Dokumenten-Management gleich mehrere Funktionen mit: Scan-Software, OCR-Tools, PDF- und Konvertier-Werkzeuge. Das soll den Kauf mehrerer Software-Pakete ersparen.

Im Test zeigte sich die Software aufgeräumt und intuitiv bedienbar. Papierkorrespondenz zu digitalisieren – das erledigte FineReader im Test bereits ohne irgendwelche Feinanpassungen in einer hohen Qualität. Das Scan-Ergebnis lässt sich mit etlichen Optionen bearbeiten. Für die Weiterverarbeitung der Scans stehen viele Office- und Textformate, PDF und sogar EPUB und HTML bereit. Bei bestimmten Spezialformaten, etwa bei EPUB, war das Ergebnis nicht so perfekt wie bei PDF. Die Vorlage spielt hierbei aber auch eine Rolle.

Unter einem lesbaren Scan versteht FineReader auch Fotos oder Screen­shots. Je nach Bildqualität ist das Ergebnis sehr gut. Im Test wurden Handy-Fotos ohne Weiteres ausgelesen und in fast fehlerfreien Text umgewandelt. Ebenfalls gut: der Screenshot-Reader. Damit lassen sich Texte aus Windows-Anwendungen erfassen, die nicht direkt kopierbar sind.

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Das Verarbeiten als einfaches PDF bis hin zum Archivformat als PDF/A-1a bis A-3u ist problemlos möglich. Ebenso leicht lassen sich durchsuchbare PDFs erstellen. Alle geläufigen PDF-Werkzeuge sind ebenfalls vorhanden. Dazu gehören Tools für die Textbearbeitung, zum Verschlüsseln, zum Kommentieren, Signieren oder Stempeln. Sehr interessant ist der Vergleich zweier PDFs, etwa eines Vertrags in zwei Versionen. FineReader zeigt dann Unterschiede oder Änderungen an – vor der Unterzeichnung.

Schwerpunkt der getesteten Corporate-Edition ist die automatisierte Umwandlung von monatlich bis zu 5000 Seiten. Dazu lässt sich per Dialog ein Ablauf einrichten, was mit Dokumenten (PDFs und Bildformate) geschehen soll. So werden zum Beispiel alle Scans in einem Ordner oder FTP-Verzeichnis, in Outlook oder einem OCR-Projekt automatisch in ein definiertes Format umgewandelt. Danach kann man einen oder mehrere Speicherorte definieren, etwa wieder ein PC-Verzeichnis oder sogar ein Sharepoint-Konto. Der gesamte Vorgang spielt sich immer im eigenen Netzwerk ab und nicht bei einem Online-Dienst. Im Test funktionierte das zuverlässig. Bei Problemen gibt ein Protokoll Auskunft, was schieflief.

Wird FineReader mit fünf oder mehr Lizenzen in der Firma genutzt, stehen weitere Optionen bereit. So gibt es einen Terminal-Server für Remote-Zugriffe oder Netzwerklizenzen für mehrere Nutzer.

Als Zielformat stehen dabei alle Office-Anwendungen, PDF, ePub und einiges mehr zur Verfügung.