18.11.2016
Finanzbuchhaltung online
1. Teil: „8 Buchhaltungslösungen für die Cloud“
8 Buchhaltungslösungen für die Cloud
Autor: Charles Glimm
Foto: Shutterstock / Wetzkaz Graphics
Das Angebot an Buchhaltungs-Software in der Cloud ist so umfangreich wie vielfältig. com! professional hat acht Online-Lösungen unter die Lupe genommen und verglichen.
An Cloud-basierten Buchhaltungs-Tools für deutsche Unternehmen herrscht kein Mangel. Das liegt zum Teil daran, dass sich die Buchhaltung aufgrund des gegebenen rechtlichen Rahmens weitgehend standardisieren lässt, was sie für das Software-as-a-Service-Modell besonders geeignet macht. Die typischen Abläufe können ständig weiter optimiert werden und die Tools werden für den Anwender immer bequemer. Zugleich werden die Standardlösungen dank ihrer breiten Anwenderbasis auch noch preisgünstiger.
Vor allem für Selbstständige, Freiberufler und KMUs ergibt sich so schon ab rund fünf Euro monatlich die Möglichkeit, ihr Rechnungswesen in die eigenen Hände zu nehmen, ohne Kurse besuchen oder um die Professionalität fürchten zu müssen. Das Angebot an Lösungen ist umfangreich und breit gestreut – vom Invoicing für Einsteiger bis zu Profi-Systemen, mit denen sich die gesamte Buchhaltung problemlos online erledigen lässt.
Von simpel bis komplex
Einfache Web-Apps für die Rechnungslegung gewährleisten professionell gestaltete Angebote und Rechnungen meist auch im Firmendesign des Nutzers, organisieren den reibungslosen Versand per E-Mail, Fax oder Post und überwachen den ordnungsgemäßen Aufbau der Rechnungen. Etliche Tools integrieren darüber hinaus gleich noch das Verwalten von Projekten und das Erfassen von Arbeitszeiten.
Umfangreichere Buchhaltungsprogramme erstellen daneben auch Umsatzsteuervoranmeldungen, Bilanzen, Gewinn-und-Verlust-Rechnungen und dergleichen. Davon profitieren vor allem Einsteiger, die auch ohne Buchhaltungskenntnisse per Assistent sicher durch die einzelnen Schritte typischer Anwendungsfälle geführt werden. Dabei sind auch Funktionen zur Verwaltung geschäftlicher Bankkonten bereits in vielen Online-Lösungen integriert.
Im Folgenden stellt com! professional acht Buchhaltungs-Tools vor, deren Angebot speziell auf deutsche KMUs zugeschnitten ist.
2. Teil: „Debitoor & Fastbill“
Debitoor & Fastbill
Grundsätzlich bietet das Portal neben den Basisfunktionen die Möglichkeit, einem Steuerberater Zugriff auf die erfassten Daten zu gewähren. Zum erweiterten Funktionsumfang gehören etwa Berichte wie die Umsatzsteuervoranmeldung, EÜR/GuV oder Bilanz, ein Gestaltungsmodul, in dem man per Klick eine Musterrechnung ans eigene Corporate Design anpasst, und fortgeschrittene Banking-Funktionen.
Je nach Leistungsumfang und Abrechnungsweise (monatlich oder jährlich) kostet Debitoor zwischen 4 und 30 Euro pro Monat. Das günstigste Abo erfasst bis zu 100 Ein- und Ausgangsrechnungen pro Jahr, beim teuersten ist dieses Kontingent unbegrenzt. Datev-Export und der Zugang für den Steuerberater sind bei allen Preismodellen inklusive, gestaffelt gesellen sich dann die Extradienste wie Angebotserstellung, Rechnungsdesigner, Umsatzsteuervoranmeldung, Bilanz und Banking samt automatischem Zahlungsabgleich hinzu.
Fastbill
Die Banking-Funktion von Fastbill unterstützt laut Anbieter mehr als 3000 deutsche Banken und ordnet Belege per Drag and Drop den passenden Konten zu. Je nach Abo unterstützt sie ein oder mehrere Konten. Darüber hinaus bietet das Programm eine teamfähige Zeiterfassung mit minutengenauer, projektbezogener Abrechnung, die sich per Klick in eine Rechnung übernehmen lässt. Die Kunden- und Kontaktverwaltung wird ergänzt durch ein Online-Kundencenter, das in den verschickten Rechnungen verlinkt ist und den Kunden des Anwenders eine Rechnungshistorie und weitere Informationen liefert.
Der Preis für den Dienst variiert nach Umfang und Benutzerzahl von 9 bis 49 Euro pro Monat. Immer enthalten sind eine unbegrenzte Anzahl Rechnungen und Belege, Finanzverwaltung, Banking, Rechnungslayout und der Report für den Steuerberater. Die höherpreisigen Abos umfassen mehr Online-Speicher, mehr Benutzerzugänge sowie die Möglichkeit zum Zahlungsempfang und in der höchsten Stufe bevorzugten Support.
3. Teil: „FreeFIBU & Kontolino!“
FreeFIBU & Kontolino!
Nach der Erfassung stehen die Buchungen sofort für Standardauswertungen wie Journal oder Kassenbuch bereit, die sich aus dem Portal herunterladen und im PDF-Format abspeichern lassen. Unterstützt wird außerdem die Umsatzsteuervoranmeldung per Elster. Steuererklärungen, Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Bilanz hingegen sind Zusatzleistungen, mit denen der Anbieter sein Geld verdient.
Verantwortlich für FreeFIBU ist die Düsseldorfer Steuerberatungsgesellschaft Wieland Direkt, die als Ergänzung zum SaaS-Programm einen umfassenden Steuerservice anbietet. Konsequenterweise ist die Nutzung aller Programmfunktionen von FreeFIBU grundsätzlich kostenlos. Erst für die Inanspruchnahme zusätzlicher Leistungen wie Datev-Export, Steuerberatung oder Jahresabschluss fallen Kosten an. Diese sind sowohl vom Leistungsumfang als auch vom Jahresumsatz des Anwenders abhängig und kosten zwischen 25 und 105 Euro pro Monat.
Kontolino!
Das Programm verwaltet außerdem die Steuertermine und erinnert den Anwender fristgerecht an die nächste Umsatzsteuervoranmeldung, Vorauszahlung und so weiter. Kontolino! arbeitet mit doppelter Buchführung und bietet dafür die Kontenrahmen SKR03, SKR04 sowie IKR. Für mehr Übersicht bei den Buchungsvorgängen lässt sich aus dem verwendeten Kontenrahmen ein vereinfachter Kontenplan ableiten. Darin kann der Nutzer Konten, die er nicht braucht, einfach ausblenden. Sollte ein Konto später doch benötigt werden, kann man es problemlos wieder einblenden.
Die Preise für Kontolino! richten sich nach der Anzahl der zugelassenen Benutzer, den maximal erlaubten Buchungen pro Jahr und dem verfügbaren Leistungsumfang. Die Abo-Laufzeit beträgt immer zwölf Monate, bezahlt wird im Voraus. Das günstigste Abo kostet 4 Euro pro Monat, das umfangreichste, in dem die Elster- und Datev-Schnittstellen enthalten sind, 12 Euro monatlich.
4. Teil: „meintagwerk & Papierkram“
meintagwerk & Papierkram
Über ein eigenes Netzwerk von Steuerberatern bietet der Dienst seinen Nutzern außerdem günstige Steuerberatungsleistungen an.
Ungewöhnlich ist die Preisgestaltung bei meintagwerk geregelt. Jedes der drei verschiedenen Abos kostet 7,50 Euro pro Monat. Diese unterscheiden sich dann nicht im Umfang, sondern hinsichtlich der Art der inbegriffenen Zusatzleistungen. So steht einmal die Angebotskalkulation und Rechnungsstellung zur Verfügung, im zweiten Fall sind Elster- und Datev-Export sowie Einnahmen-Überschuss-Rechnung inbegriffen und das dritte Abo-Modell bietet teambezogene Funktionen wie Partnerzugänge oder transparente Aufwandserfassung. In allen Abonnements enthalten sind Projekt- und Kundenverwaltung, Zeit- und Kostenabrechnung, Stundensatzberechnung sowie eine Ergebnisprognose.
Papierkram
Enthalten ist auch eine Zeiterfassung sowie die Möglichkeit, das Programm bequem Einnahmen-Überschuss-Rechnung und Umsatzsteuervoranmeldung erstellen zu lassen. Ein übersichtliches Design soll Papierkram auch für Menschen ohne Buchführungsvorkenntnisse geeignet machen. Das wird unterstützt durch eine Logik, die an die in Projekten von Selbstständigen üblichen Prozesse angelehnt ist.
Ergänzt wird das Angebot durch Warenwirtschaft, Online-Banking, Cashflow-Auswertung und ein Mahnwesen. Da die Bedienoberfläche für mobile Geräte optimiert ist, kann von überall auf die gespeicherten Daten zugegriffen werden. Für den schnellen Überblick fasst ein Dashboard die wichtigsten Eckdaten zusammen.
Papierkram kostet zwischen 4 und 20 Euro pro Monat. Dabei unterscheiden sich die Abos vor allem durch den verfügbaren Online-Speicherplatz und Komfort-Optionen wie zusätzliche Schriftarten, wiederkehrende Rechnungen, Kontoabgleich oder eine erweiterte UStVA. Allerdings ist auch die Erstellung der Einnahmen-Überschuss-Rechnung den höherpreisigen Versionen vorbehalten. Das teuerste Abo ist außerdem mehrbenutzerfähig und bietet bis zu fünf, optional zum doppelten Preis (also 40 Euro) sogar bis zu 20 Zugänge.
5. Teil: „Reviso & Sage One“
Reviso & Sage One
Zum weiteren Funktionsumfang gehören Kreditoren-, Produkt- und Kundenverwaltung. Reviso kann mehrere Bankkonten verwalten, Belege scannen, Berichte erstellen sowie Bar-Einnahmen und -Ausgaben dokumentieren. Die Sprache der Bedienoberfläche lässt sich ebenso anpassen wie die verwendete Währung. Eine mobile App ist derzeit nur in Englisch für iOS und Android verfügbar.
Der Dienst ist sehr umfangreich und erschließt sich Einsteigern trotz einer relativ gelungenen Bedienoberfläche nicht ganz so leicht. Wer hier Schwierigkeiten hat, findet jedoch umfangreiche Online-Hilfen. Neben Videos zu Funktionen und Bedienung steht eine kostenlose Online-Schulung zur Verfügung.
Reviso ist in drei Abo-Stufen zu Preisen zwischen 10 und 40 Euro pro Monat verfügbar, die sich in der Zahl der maximal vornehmbaren Buchungen (von 1000 Zeilen bis unbegrenzt) unterscheiden. Darüber hinaus existieren eine Reihe von Zusatzmodulen, die dem Abo zum Teil kostenlos (Saldodarstellung, Rechnungsabgrenzung, Anlagenbuchhaltung), zum Teil gegen einen Aufpreis von 5 Euro monatlich je Modul (wiederkehrende Rechnungen, Kostenstellenrechnung) hinzugefügt werden können.
Sage One
Sage One erstellt die Überschussrechnung per Mausklick und bietet umfangreiche Reportfunktionen mit Summen- und Saldenliste, GuV-Jahresreport sowie einem Buchungsjournal. Dank Datev-Schnittstelle ist die Übergabe der Daten an den Steuerberater bequem möglich. Alternativ erledigt man die Steuererklärung selbst, indem man die in Sage One generierten Daten auf entsprechende Vordrucke überträgt.
Wer auch von unterwegs Angebote oder Rechnungen versenden möchte, dem stehen Apps für Android und iOS zur Verfügung. Damit lässt sich auch überprüfen, ob ein Kunde noch offene Rechnungen hat. Belege kann man mit der App allerdings nicht scannen, auch lassen sich damit weder der aktuelle Kontostand noch die letzten Kontoumsätze abfragen.
Zu zahlen sind für Sage One Finanzen & Buchhaltung 9 Euro pro Monat. Bereits für 1 Euro monatlich ist die verschlankte Version Sage One Angebot & Rechnung zu haben. Sie bietet neben den namensgebenden Funktionen unter anderem eine Kassenverwaltung und einen automatischen Kontenabgleich.
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