7 Tipps rund um die E-Mail

Rechnungen, Buchungsbestätigungen, Flugticket, Werbung - bei den meisten Menschen landet täglich mindestens eine E-Mail im Postfach. Und ob beruflich oder privat: Beinahe jeder hat mindestens eine E-Mail-Adresse.

Trotz der Konkurrenz durch Messenger-Dienste werden es jedes Jahr mehr E-Mail-Adressen. Im vergangenen Jahr wurden in Deutschland 625,8 Milliarden E-Mails verschickt, wie aus einer Hochrechnung der Anbieter Web.de und GMX hervorgeht. Doch manche sind trotzdem unsicher über den richtigen Umgang mit E-Mails. Hier sind sieben Tipps für mehr Klarheit und Sicherheit.

E-Mails vom Arbeitgeber-Account eignen sich nicht für alle Anliegen. "E-Mail ist die erste Wahl, wenn es um verbindliche und nachvollziehbare Korrespondenzen geht", erklärt der Branchenverband Bitkom in seinem  E-Mail-Knigge [PDF]. Denn Unternehmen müssten die geschäftlichen Mails archivieren und aufbewahren. Für die Verabredung zum Mittagessen oder einen kleinen digitalen Plausch eignen sich deshalb eher ein Instant-Messenger oder soziale Medien.

"Keep it short and simple" heißt das sogenannte Kiss-Prinzip ausgeschrieben. Wer eine Mail schreibt, sollte sich kurzfassen und schnell auf den Punkt kommen, empfiehlt der E-Mail-Knigge. Für die Übersichtlichkeit beim Empfänger sollte jede Mail nur ein Thema haben, das dann auch in der Betreffzeile steht. Denn viele nutzen den Posteingang auch als Aufgaben-Liste. Wer beim Empfänger nur geringe Aufmerksamkeit beim Lesen vermutet, kann Schlagwörter auch fett markieren - allerdings nicht zu aufdringlich.

In E-Mail-Programmen wie Microsoft Outlook und Mozilla Thunderbird, und auch bei vielen Webmail-Oberflächen können Nutzer eine Signatur eingeben. Sie erscheint dann automatisch unter jeder Mail. Auch hier gilt: auf das Nötigste beschränken. Meist gibt die Firma eine feste Signatur vor. Auch private Mails können mit einer Signatur versehen werden - diese sollten aber möglichst nur Text und wichtige Informationen enthalten oder eine kurze Grußformel.

E-Mails werden gerne für Spam und zum Verbreiten von Schadsoftware genutzt. Um sich davor zu schützen, helfen schon ganz einfache Verhaltensregeln. "Öffnen Sie keine E-Mails, von denen Sie den Absender nicht kennen. Öffnen Sie keine Anhänge, von denen Sie nicht wissen, wo sie herkommen - insbesondere keine gepackten Archive wie .zip- oder .rar-Dateien", sagt Julian Graf von der Verbraucherzentrale Nordrhein-Westfalen.

Noch wichtiger sei allerdings die Wahl eines sicheren Passworts, sagt Graf. "Das E-Mail-Postfach ist der Mittelpunkt des digitalen Lebens - darüber laufen alle Konten." Hat ein Hacker Zugang zum Mailpostfach, ist auch der Weg zu den Accounts bei Amazon, Paypal oder Facebook nicht weit. Sichere Passwörter haben laut Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik acht bis zwölf Stellen und enthalten Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen. Namen von Familienangehörigen und andere leicht zu erratende Kombinationen sind tabu. Regelmäßige Besuche beim Identity Leak Checker des Hasso-Plattner-Instituts oder auf der Webseite haveibeenpwned.com verraten, ob die eigenen Zugangsdaten vielleicht schon geknackt wurden.

"Eine E-Mail gleicht einer Postkarte" heißt es im E-Mail-Knigge von Bitkom. Für Kriminelle ist es vergleichsweise einfach, auf unverschlüsselte Mails zuzugreifen. Mail mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (E2E) können nur Sender und der beabsichtigte Empfänger lesen. Damit das klappt, müssen diese allerdings auch ihre Krypto-Schlüssel austauschen. Das ist etwas kompliziert und hält viele davon ab, ihre Mails zu verschlüsseln. Eine Lösung kommt vom Fraunhofer-Institut für sichere Informationstechnologie und der Telekom: die sogenannte Volksverschlüsselung. "Man registriert sich bei der Telekom, und die übernehmen dann die Schlüsselverwaltung", sagt Graf.

Viele Dienste im Internet verlangen zunächst eine Mailadresse, um einen Account anzulegen. Wer das Konto nur einmal kurz nutzen will, kann dafür eine Wegwerf-Adresse anlegen. Je nach Anbieter kann man die Mails dann nur lesen oder auch beantworten. Die entsprechenden Seiten heißen etwa wegwerfemail.de, spoofmail.de oder 10minutemail.com. Mitunter werden die Wegwerfmailanbieter bei der Anmeldung bei einem Dienst erkannt - in diesem Fall kann man sich schnell eine Alternative suchen.